Сипаттамасы

МІНДЕТТЕР:

• Департаменттегі құжат айналымын ұйымдастыру және жүргізу (бүкіл кіріс және шығыс корреспонденциясын тіркеу, бір жүйеге келтіру), қабылданған регламентке сәйкес, қажетті материалдарды басшыға немесе нақты орындаушыларға тарату.
• Тікелей басшысы үшін қажетті құжаттар мен материалдарды дайындау.
• Тікелей басшысының кездесулері мен келіссөздерінің жазбасын жүргізу.
• Тікелей басшысының телефонмен сөйлесулерін және басқа да кездесулерін ұйымдастыру; ол болмаған кезде алынған барлық ақпаратты тіркеу, толық көлемде тікелей басшысының назарына жеткізу.
• Тікелей басшысы өткізетін кеңестер үшін барлығын дайындау (қажетті материалдарды жинау, қатысушыларға өткізілу уақыты, орны және күн тәртібі туралы хабарлау).
• Тікелей басшысының тапсырмасы бойынша хаттарды, сұранымдарды, басқа да құжаттарды құрастыру, хаттарға жауаптарды дайындау.
• Тікелей басшысының тапсырмаларын орындау мерзімдерінің сақталуын бақылау.
• Келушілердің қабылдануын ұйымдастыру, қызметкерлер өтініштерінің жедел қарастырылуына ықпалдасу.
• Тікелей басшысының және департамент қызметкерлерінің сұранымдары бойынша барлық ішкі өтінімдерді ERP жүйесінде рәсімдеу. Өтінімдердің уақтылы өңделуін бақылау.
• ERP жүйесіндегі ішкі өтінімдер бойынша келіп түскен барлық ақпаратты қалыптастыру.
• Департаменттің шығыстар орталығы есебінен сатып алынған тауарлар мен қызметтердің ақысын төлеуге арналған барлық құжаттарды (PJF, CJF, шот-фактура, акт және т.с.с.), департаменттің корпоративтік картасының шығыстары бойынша есепті қаржы департаментіне уақтылы табыстау. Департамент қызметкерлерінің аванстық есептерді уақтылы тапсыруын бақылау.
• Департамент басшысының және, қажет болған жағдайда, департамент қызметкерлерінің тапсырмаларын орындау үшін аға жүргізуші жұмысын ұйымдастыру және бақылау. Жүргізушінің күні бойғы жүктемесін жоспарлау және бақылау.
• Басшының және, қажет болған жағдайда, департамент қызметкерлерінің іссапарларын ұйымдастыру (билеттерді, қонақ үйлерді брондау, визаларды, трансферді рәсімдеу, іссапарларға шығу үшін қажетті құжаттарды дайындау).
• Департамент қызметкерлері үшін әуежай аумағына енуге рұқсат қағаздарын алу және жаңарту мақсатында ішкі қауіпсіздік қызметіне құжаттар топтамасын уақтылы ұсыну.
• Тікелей басшысының тапсырмасы бойынша ауызша және жазбаша аудармалар жасау.
• Тікелей басшысының тапсырмасы бойынша үлгілік шарттарды қарастыру және қол қою процесін ұйымдастыру және бақылау.
• Басқа департаменттерге қажетті құжаттарды дайындау және уақтылы табыстау.
• Істер номенклатурасының белгіленген рәсімдерін орындау және құжаттарды корпоративтік мұрағатқа тапсыру мерзімдерін сақтау.
• Ай сайын бүкіл департамент қызметкерлерінің жұмыс уақытын есепке алу табелін жүргізу және персоналды басқару және әкімшілік мәселелер жөніндегі департаментке уақтылы табыстау.
• Департамент бюджеті үшін қажетті барлық ақпаратты шоғырландыру.
• Басшының және департамент қызметкерлерінің жұмысына қажетті кеңсе тауарларымен, шығыс материалдарымен және басқа да тауар-материалдық құндылықтармен қамтамасыз етуді ұйымдастыру.
• Департаменттің бейіні және қызмет ерекшелігі бойынша басқа да міндеттерді атқару.

ТАЛАПТАР:

• Жоғарғы білім;
• Қазақ, орыс, ағылшын тілдерін жоғары деңгейде білу.
• Іскерлік жазу және сөйлеу дағдысы.
• Кәсіпкерлікті ұйымдастыруды білу.
• Ресми құжаттаманы жүйелеу және сақтауды білу.
• Бастамашылдық, еңбекқорлық, зейінділік, жауапкершілік.
• Жетілдірілген пайдаланушы деңгейінде ДК және кеңсе қосымшаларын білу.